5 zasad organizacji spotkania

Masz w planach zorganizować spotkanie? Blogerskie, urodzinowe, integracyjne, a może niespodziankę? Nie ważne jakie. Istnieje kilka uniwersalnych zasad, których należy się ściśle trzymać, by spotkanie nie zakończyło się klapą, a uczestnicy lub goście mogli wyciągnąć coś dla siebie i wspominać je jeszcze przez długi czas.

fot. Bartosz Sobczak

1. Miejsce

W zależności od tematyki spotkania, dobrze zastanów się nad wyborem miejsca. Jeśli mają być dzieci, zadbaj o odpowiedni kącik i zabawki, może animatorów? Jeśli tematem przewodnim jest robienie zdjęć, bądź pewna, że warunki lokalu sprzyjają i nie będą dodatkowo utrudniać. A może w planie są tańce i inne aktywność? Niech będzie odpowiednia ilość przestrzeni, by ludzie nie musieli przepychać się łokciami i deptać sobie po piętach. Niby oczywiste, a mimo to często się zdarza, że lokal już od samego wejścia nie zachęca.

2.Prelekcje/Atrakcje

Zadbaj o każdego uczestnika lub gościa. Nie może być tak, że część raz po raz zerka na zegarek i z trudem powstrzymuje ziewanie, podczas gdy reszta bawi się doskonale. Przeanalizuj w jakim wieku masz gości, czym się interesują, jakie mają oczekiwania wobec Twojego spotkania. Wyjdź im naprzeciw i dostosuj temat warsztatów/atrakcje/itp. do ich zapotrzebowań. Możesz ich zaskoczyć, nie wszystko musi być przewidywalne, ale Ty jako organizator musisz mieć choć odrobinę pewności, że przyjmą Twoje niespodzianki z entuzjazmem.

3.Jedzenie

Jak wiadomo, przez żołądek do serca. Tym razem również trzymaj się tej zasady. Nic tak nie poprawia nastroju i nie dodaje energii jak pyszny posiłek, który łaskocze podniebienie. Najedzony człowiek, od razu robi się bardziej przychylnie nastawiony do całego świata.

4.  Ludzie

Dobór ludzi to bardzo istotny punkt. To oni w głównej mierze wpływają na całą atmosferę spotkania. W przypadku urodzin dziecka nie wykreślisz nagle z listy ulubionej przez dziecko, lecz zrzędliwej ciotki, babci czy siostry, choćbyś bardzo tego chciała. Ale podczas organizowania wielu innych spotkań masz ogromny wpływ na to, kto znajdzie się na liście zaproszonych. To mogą być też całkiem przypadkowe osoby, ale miej wtedy pewność, że mają podobne zainteresowania, pasje, hobby czy potrzeby.

5. Dodatki

Dekoracja sali, obsługa, świeże kwiaty, prezenty, konkursy czy choćby wysłanie wiadomości bądź maila z podziękowaniem za przybycie na spotkanie/urodziny itp. Ludzie lubią czuć się docenieni. Lubią czuć się ważni i potrzebni. Takie drobne gesty najlepiej się sprawdzają. Nie wymagają wiele wysiłku z Twojej strony, ale są bardzo mile odbierane i wspominane z sentymentem. 

Plan B

Zawsze coś się sypnie, ktoś coś odwoła, nie przyjdzie. Planujesz piknik na świeżym powietrzu, ale pomimo sprawdzenia pogody na 3 kanałach i obietnic pięknego słonecznego dnia, za Twoim oknem właśnie leje deszcz? Możesz przygotować się do spotkania idealnie, zadbać o każdy najdrobniejszy szczegół, a i tak coś może pójść nie tak. Być może, pomimo skrupulatnego przygotowania coś Ci umknęło, albo stało się coś, na co kompletnie nie miałaś wpływu. Warto w takich sytuacjach mieć plan B, czasem nawet C i D... Jak się nie uda pomimo wszystko, to trudno, zdarza się. Nie warto się załamywać, rób dobrą minę do złej gry, zakasuj rękawy i bierz to na klatę, jeszcze nic straconego!

Blogerzy we Wro 

Wybrałam się z mężem do Wrocławia na weekend. Pierwszy raz wyjechaliśmy zupełnie sami, odkąd na świecie pojawiła się nasza córka. Powodem było spotkanie blogerskie organizowane przez Mama Sama. O ile zaplanowaliśmy sobie skrupulatnie czas wolny, to obawialiśmy się, czy mój mąż nie zanudzi się na samym spotkaniu. Czy poruszane tematy i zaplanowane atrakcje sprawią, że będzie równie zadowolony co ja? Ryzyko było, bo już kilka razy się przejechaliśmy, wybierając się na spotkanie całą rodziną. Niejednokrotnie tam, faceci czuli się jak zbędne dodatki do spotkania, bo pomimo tego, że Organizatorzy o ich obecności wiedzieli, to w przebiegu spotkania stawali się jakby zbędni.
Dlatego powyżej wymieniłam powyższe punkty, uważam, że to cała kwintesencja udanego spotkania. Tak jak w tym przypadku, każdy Uczestnik spotkania był uwzględniony. Od tych najmłodszych, aż po towarzyszących partnerów. Miejsce Krzyki Śmiechy Cafe, już od progu zachęcało swoim wyglądem i aranżacją. Unoszące się zapachy tylko potęgowały rosnącą sympatię do tego miejsca. Każda prelekcja niosła za sobą tematy, w których sami faceci aktywnie mogli uczestniczyć i śmiało z tego korzystali, wynosząc nowe wiadomości dla siebie. Tematy, przygotowane przez prelegentów nie ograniczały się jedynie do wąskiego świata blogosfery. Fotografia, udostępnianie wizerunku dziecka w Internecie okiem prawnika, dawka potężnej wiedzy od redakcji czasopisma Blogosfera, istota dopracowanego wizerunku własnej marki w Internecie, korzyści programów partnerskich, pachnące porady dla urody i domu oraz wisienka na torcie, czyli autentyczność w Internecie. Co chyba, najbardziej poruszyło wszystkich i skłoniło do żywej dyskusji. Zaproszeni uczestnicy stworzyli wspólnie fantastyczny klimat. Ci co się znali nadrabiali zaległości od swojego ostatniego spotkania, reszta z przyjemnością poznawała nowe osoby. Nie było miejsca na milczące patrzenie dookoła z krzywym uśmiechem. Obserwując innych miałam wrażenie, że na pewno nie traktują tego weekendu jako stracony czas.  Dodatki i konkursy za sprawą sponsorów i prelegentów mocno uprzyjemniły spotkanie, co tylko dodatkowo pozwala teraz i w przyszłości docenić wniesiony wkład w organizację całego spotkania.
Jeśli jakikolwiek plan B albo C miał miejsce, to ja tego nie odczułam. Wrocław widziałam po raz drugi w życiu. Jestem oszołomiona i zachwycona. Teraz po tym spotkaniu będę wspominała go jeszcze milej. I za każdym razem z przyjemnością wrócę.

Dziękuję Organizatorom, Prelegentom i Sponsorom, że mogłam uczestniczyć w tak fajnym wydarzeniu!

Prelegenci: Blogostrefa.Jedyne takie czasopismo dla blogerów, Prouve, Program partnerski Ceneo, Lady Amarena Photography, Piotr Jaworski, mama-sama.pl, BlogoMarka


Sponsorzy: Wydawnictwo Pasja, Wydawnictwo ze słownikiem, Miodziki, Program partnerski Ceneo, Neon N Life, Prouve, Julek i dziura w budżecie, OgarniamSię, Klocki Blocki, Zdrowie w Tobie, Luis Timm - pozytywny tato, Ja, ciąża i cała reszta, Biolonica, Fix Up Studio